چگونه مدیریت شرکت خود را آسان تر کنیم؟
12:36 06.04.2022 (بروز رسانی شده: 18:37 06.04.2022)
© AFP 2023 / Leo Ramirez
اشتراک
مدیریت علمی است که پیچیدگی های فراوانی دارد و هر روز دستخوش تغییرات می‌شود. این روزها مدیریت یک مجموعه پیچیده تر از گذشته است و دغدغه بسیاری از افراد در مدیریت یک شرکت یا کسب و کار انتخاب ابزاری مناسب و قدرتمند برای این کار است. در ادامه قصد داریم تا با معرفی چند ابزار قدرتمند برای مدیریت آسان تر به شما معرفی کنیم.
چگونه تردد کارمندان خود را مدیریت کنیم؟
این روزها یکی از مشکلات اساسی در کسب و کار ها مدیریت کارمندان است. کارمندان مانند گذشته همیشه در محل کار حاضر نبوده و ممکن است بعضی از ساعات را در خانه کار کنند.
علاوه مشکلاتی که کنترل پرسنل دورکار دارند، ممکن است شرکت شما کارمندانی داشته باشد که در سطح شهر در رفت و آمد هستند یا اینکه شرکت شما چند شعبه داشته و کارمندان در شعب مختلف حضور پیدا کنند.
همین موضوعات باعث شده تا دستگاه‌های حضور و غیاب کارایی خود را تا حدی از دست بدهند و مدیران نتوانند به درستی از روند کار با خبر شوند. خوشبختانه در سالهای اخیر و با پیشرفت تکنولوژی، مهم ترین راه حل ممکن که در حال حاضر نیز استفاده می شود استفاده از نرم افزار حضور و غیاب است که تردد لحظه ای کارمندان را ثبت می کند و امکان اشتباه را کاهش می دهد. اگرچه فلسفه استفاده از سیستم حضور و غیاب در سازمان های مختلف یکسان است اما آنچه آن ها را متمایز می کند ابزار مورد استفاده و نحوه انجام حضور و غیاب است.
آسان ترین روش برای محاسبه حقوق و دستمزد کارمندان چیست؟
فرایند محاسبه حقوق و دستمزد از پر چالش ترین امور برای تمامی مدیران در مشاغل مختلف است. مراحل در اغلب محل کارها به این صورت است که، ابتدا تیم منابع انسانی باید لیست تردد پرسنل را کنترل کرده و ساعات کاری، ماموریت، تاخیر و تعجیل هر کدام از کارمندان را پس از بررسی به تیم مالی منتقل می کند و سپس تیم مالی پس از بررسی مجدد و محاسبه حقوق و دستمزد، برای پرداخت حقوق اقدام می کند.
راه کار آسان کردن پرداخت حقوق و دستمزد
برای ساده تر شدن فرایند محاسبه حقوق و دستمزد باید به 3 نکته توجه کنید. چه یک کافی شاپ کوچک و چه یک فروشگاه بزرگ را مدیریت کنید، روند پرداخت حقوق و دستمزد شما با پیاده‌سازی این موارد ساده تر خواهد شد:
1.
سیستم شما باید قادر باشد که یک گزارش کامل به شما خروجی دهد. گزارشات باید به گونه‌ای باشند که علاوه بر کادر اداری، تمام کارمندان شما بتوانند کارکرد خود را مشاهده کرده و به راحتی فیش حقوقی خود را بررسی کنند.2.
شما به سیستمی نیاز دارید که کارمندان بتوانند با استفاده از آن، علاوه بر اینکه کارکرد خود را ثبت می‌کنند آن را کنترل کرده و درخواست مرخصی، ماموریت و تغییرات لازم را به صورت سیستماتیک ثبت کنند. هرچه در این چرخه کم تر از کاغذ استفاده شود مطمئنا برای تیم منابع انسانی و مالی آسان تر خواهد بود.3.برای ساده کردن فرایند پرداخت حقوق و دستمزد، نکته اصلی این است که سیستمی را پیدا کنید که فرآیند را به طور دقیق برای شما اتوماتیک کند. تصور کنید که کارمند شما تردد خود را ثبت کرده و پس از آن نرم افزار حقوق و دستمزد شما به سادگی میزان حقوق و دستمزد کارمند را محاسبه می‌کند.
چگونه امور مالی شرکت را مدیریت کنیم؟
می توان گفت بخش مالی و حسابداری یک شرکت از مهم ترین بخش های هر شرکت است. معمولا شرکت ها برای انجام امور مالی و حسابداری خود از نرم افزارهای حسابداری استفاده می کنند.
مزیت استفاده از نرم افزارهای حسابداری این است که دیگر نیازی به وارد کردن اطلاعات به صورت دستی و یا استفاده مداوم از اکسل های مختلف و همینطور ثبت بر روی کاغذ، ندارید. از طرفی به خاطر سیستمی شدن همه ی فرآیندهای حسابداری در این شیوه، میزان خطای محاسباتی و خطاهای انسانی تا حد صفر کاهش پیدا می کند.
در گذشته از نرم افزارهای حسابداری و مالی آفلاین و نصبی بسیار استفاده می شد اما امروزه با پیشرفت تکنولوژي نرم افزارهای ابری و آنلاین به علت مزیت های بیشتر که دارند جایگزین نرم افزارهای نصبی و آفلاین شده اند
نکاتی برای انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری
برای انتخاب یک نرم افزار حسابداری مناسب باید نکات زیر را در نظر داشته باشید:
1.
بهتر است نرم افزاری را انتخاب کنید که آنلاین و تحت ابر باشد زیرا این نرم افزارها مزایایی چون موارد زیر را دارند:نیازی به نصب نداشته
تمام بروزرسانی ها آنلاین و در لحظه اعمال می شود
هزینه مناسب تری دارند
نیازی نیست بابت پشتیبانی هزینه ای بپردازید
امنیت بالاتری داشته و در صورت قطعی و یا نوسان برق و یا مشکلات سخت افزاری از اطلاعات شما محافظت می کنند.
1.
توجه کنید که نرم افزاری که انتخاب می کنید مناسب کسب و کار شما باشد و تمامی امکانات مورد نیاز برای کسب و کارتان را داشته باشد.2.
یکپارچه باشد و این امکان وجود داشته باشد که تمامی اطلاعاتی که وارد نرم افزار می کنید، با یکدیگر هماهنگ بوده و در کنار هم قرار گیرد.3.
کاربری آن آسان باشد و حتی افرادی که تخصص خاصی در زمینه حسابداری ندارند هم بتوانند از این نرم افزار استفاده کنند.چگونه هزینه های جزئی شرکت را مدیریت کنیم؟
معمولا در همه شرکت خریدها و هزینه های جزئی وجود دارد که باید سریعا انجام شود. برای این هزینه ها عموما مبلغی ثابت در نظر گرفته می شود و در سریع ترین زمان ممکن پرداخت می شود. این مبلغ که از جانب مدیر مالی برای هزینه های جاری شرکت در نظر گرفته می شود، تنخواه نام دارد و افرادی که از این مبلغ برای خرید ها و هزینه های جاری ذکر شده استفاده می کنند تنخواه گردان نام دارند.
بهترین راه برای مدیریت هزینه های جزئی استفاده از نرم افزار تنخواه گردان است. با استفاده از این نرم افزار عملیات محاسبه و پرداخت های مختلف راحت تر و سریع تر صورت می گیرد و تعداد انتقالات بانکی نیز کاهش پیدا می کند.
